الأرشيف مفهومه تاريخه أصنافه و إدارته

الأرشيف

مفهومه تاريخه أصنافه و إدارته

خطة البحث

v   المقدمة

v  المبحث الأول :الأرشيف مفهومه تاريخه أهميته و أصنافه 

ü   المطلب الأول : مفهوم الأرشيف

ü   المطلب الثاني : تاريخ الأرشيف

   -  الفرع الأول : في العصور القديمة

   -  الفرع الثاني : الأرشيفات الحديثة

   -  الفرع الثاني : دور الوثائق العربية

ü   المطلب الثالث : أهمية الأرشيف و أصنافه

v   المبحث الثاني : مبادئ و قواعد إدارة الأرشيف

ü   المطلب الأول : إدارة الوثائق الحديثة

ü   المطلب الثاني :  ترتيب المجوعات الأرشيفية 

ü   المطلب الثالث :  تصنيف و فهرسة المواد الأرشيفية

    - الفرع الأول : عناصر التصنيف

    -  الفرع الثاني : مبادئ التصنيف

ü   المطلب الرابع :  الدليل إلى المجموعات الأرشيفية

    - الفرع الأول : مركز الوثائق الوسيط

    -  الفرع الثاني : برنامج العمل

    - الفرع الثالث : أمن الوثائق

v  الخاتمة

v  قائمة المراجع و المصادر

 

v  المقدمة

         يكتسي الأرشيف أهمية بالغة لدى الشعوب ، كونه يضم تاريخها و حاضرها و يمثل أساس مستقبلها ، فالمعلومات التي يحويها تمثل ذاكرة هذه الأمم حول مختلف الأحداث التي مرت بها عبر الأزمنة ، كونه يضمن للشعوب الحق في التعرف على تاريخها ، كما يضمن كذلك حقوق الأشخاص و الدول .

و إذا كانت الأحداث هي من تصنع الأرشيف ، فالأرشيف بدوره يعيد تشكيلها و يقيم صناعة التاريخ من خلال توثيقها و حفظها و الحفاظ عليها ، لهذا فهناك علاقة وطيدة ومتكاملة تربط بين الأرشيف و التاريخ ، إذ لا يمكننا الحديث عن التاريخ بدون التطرق لموضوع الأرشيف ، أو من غير الاطلاع على الأرشيف بمختلف أشكاله و مصادره ، كما لا يمكننا الحديث عن الأرشيف بمنأى عن الأحداث التاريخية التي عاشتها الشعوب .

و في هذا الصدد لا يمكننا الحديث عن تاريخ الشعوب و أحداثها السابقة بدون التطرق لموضوع الحروب و الثورات التي عرفتها و تعرضت لها ، لهذا يعتبر الأرشيف الأساس الذي تبنى عليه تسجيل الأحداث التاريخية و توثيقها حفظا لذاكرة الأمم . ( 1 )

و سنحاول في بحثنا هذا الإجابة عن مجموعة من التساؤلات حول هذا الموضوع .. ما  مفهوم الأرشيف و ما تاريخه و ما هي أهم مبادئ و قواعد إدارة الأرشيف ؟

v   المبحث الأول : مفهوم الأرشيف و تاريخه

المطلب الأول : مفهوم الأرشيف

---

الأرشيف لغةُ :

        جاءت لفظة ( أرشيف Archive ) بصيغتين فعل و اسم ، فجاء كفعل بمعنى يضع الأوراق و الملفات في الأرشيف و الفعل الماضي Archived بمعنى أَرشَفَ ، كما جاء على الدوام بصيغة اسم جمعArchives .

و كلمة الأرشيف مشتقة من الكلمة الإغريقية ارخيون أو ارشيونArcheion التي تتصل بدائرة من الدوائر ، و في الأصل كانت تطلق على سجلات الحكومة و وثائقها ، أي الأرشيف العمومي .

و استعمال كلمة ( الأرشيف ) باعتبارها كلمة من الكلمات الحضارية الحديثة ، شأنها في ذلك شأن المئات من الألفاظ التي فرضتها علينا الحضارة المعاصرة فأخذت طريقها إلى لغتنا العربية مثل : الفلسفة ، الجغرافيا ، التلفزيون ، الراديو ، التلفزيون ، السينما ..

ومصطلح  الأرشيف يستعمل في اللغة العربية للأسباب التالية :

1 – لما لها من شمول و شيوع على النطاق العالمي .

2 – لدلالاتها الاصطلاحية و اللغوية الدقيقة المعبرة .

3 – دخول العرب مضمار الدراسات و التنظيمات الوثائقية و الأرشيفية متأخرين عن بقية الدول المتقدمة .

4  - و أخيرا فإن معظم المصادر و المراجع التي تتناول هذا العلم الحديث مكتوبة و مدونة باللغات العالمية كالفرنسية و الانجليزية و غيرها و ما كتب بلغتنا العربية يكاد يكون نادرا . ( 1 )

اصطلاحا

                يمكن تعريف مصطلح الأرشيف بأنه الهيئة التي تتولى مهمة حفظ الوثائق و السجلات و القيود و المدونات بصورة منظمة ، إن كانت صادرة عن مؤسسة عامة أو شبه عامة ، سواء أكانت دائرة أعمال أم هيئة خاصة ، و كذلك الدوائر و المصالح و الشركات الحكومية التي تقوم بتسيير الأعمال المتصلة بشؤونها و تضطلع بمهمة حفظها و العناية بها ، و يتداولها من يتناوبون على المسؤولية أو أية جهة مخولة بالاحتفاظ بها و ذلك من خلال اتساع المفهوم الأصلي للأرشيف المقصود به حفظ هذه المواد ، و كذلك حفظ ما يخص تاريخ أنساب العائلات و الشخصيات البارزة التي تقدم عند حفظها فائدة في توفير المصادر الأولية و الأدلة و الشواهد على تاريخ البلاد و أصول شعبها .

و هناك لفظة أخرى تستعمل في هذا المجال هي كلمة ( الوثائق أو السجلات ) و استعمالها شائع في المملكة المتحدة ( بريطانيا ) كدائرة الوثائق و كذلك في دول رابطة الشعوب البريطانية        ( الكومنويلث ) . ( 2 )

  و يعرف قاموس أكسفورد الأرشيف بأنه المكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة و المستندات التاريخية . و تطلق الكلمة نفسها على المواد الوثائقية ، كما تطلق على الهيئة أو الإدارة القائمة بعمليات الإشراف على الأرشيف .

و بالرغم من أن هذا التعريف يشتمل على مميزات خاصة بالأرشيف ، مثل قيمة الوثائق من الناحية التاريخية و مدرها العام في بعض الحالات و حفظها في مستودع ، إلا هذا التعريف لا يفي بأغراض رجل الأرشيف المتخصص .

و قد حاول عدد من ذوي الخبرة و الممارسات في عمل الأرشيف إيجاد تعريفات منبثقة من خبرتهم فوضعوا بعض التعريفات التي تختلف اختلافا يسيرا بسبب خبرة كل منهم .

فيعرف ( السير هيلري جنكنسون Sir Hilary Jenkinson) المجموعة الأرشيفية بأنها الأرشيفات أو الوثائق الأرشيفية التي نشأت اثنا تأدية أي عمل من الأعمال ، و كانت جزءا من ذلك العمل ، لذلك حفظت لدى الأشخاص المسؤولين عن تلك الأعمال للرجوع إليها ، و هي لا تقتصر على الأعمال الحكومية بل قد تكون وثائق لجمعيات أو لأشخاص أو لهيئات غير حكومية .

و طبقا لهذا التعريف يرى جنكنسون أن الوثاق تتجمع بطرقة طبيعية أثناء تصريف الأعمال ، فهي أدلة للعمل نفسه و هي جزء من تلك الأعمال .

و من هذا التعريف توصل ( هدسون Hodson  ) إلى أربع مميزات تفرق بين مجموعة الوثائق الأرشيفية و الوثائق العادية

أولا – أن المجموعات الأرشيفية تعتبر جزءا من الإدارة التي أنتجتها و فحواها حقائق عن نشاطات تلك الإدارة و بذلك يتوفر لها ميزة عدم التحيز .

ثانيا – تكتسب المجموعة الأرشيفية أهميتها من عملية الحفظ و هذا ما يفرق بينها و بين مجموعة الوثائق التي تجمع بطرقة صناعية أو بطرقة غير طبيعية ، و عملية الحفظ تعطي المجموعة الأرشيفية صفة قانونية و يشار إليها بالولاية القانونية ، و عنصر الحفظ ركن هام في تحدي الوثائق الأرشيفية فالوثيقة الأرشيفية يجب أن تكون محفوظة في مكان يحدده القانون ، و إلا فقدت ركنا هاما و عنصرا مشخصا لها ،و قد اهتم الباحثون بمسألة الولاية القانونية و هي يجب أن تكون مستمرة و أن تكون الوثائق الأرشيفية بعيدة عن أيدي العابثين و يقول جنكنسون أن هذه الولاية هي العنصر الأساسي و هي الفاصل بين أية وثيقة عادية و بين الوثيقة الأرشيفية .

ثالثا – تتجمع الوثائق الأرشيفية بطريقة طبيعية ، بمعنى أنها نتجت عن أداء عمل ، و هذا التجمع الطبيعي نتجت عنه علاقات طبيعية بين أجزاء المجموعة ، تلك العلاقة هي لب أهميتها و هي التي تحدد القيمة العلمية لها ، و يجب أن لا يغيب عن بالنا أن الباحثين يستخلصون من هذه الوثائق أدلة لموضوعات لم تخطر ببال منشئيها .

رابعا – تكوين الوثائق بطريقة طبيعية يكسبها نوعا من التماسك و الترابط و التسلسل داخل المجموعة الأرشيفية و خارجها ، و أهمية الوثيقة تتوقف على هذه العلاقة ، و وثيقة بمفردها لا تعني أي شيء بالنسبة للباحث . ( 1 )

المطلب الثاني : تاريخ الأرشيف

---

في العصور القديمة

           يمكن القول بصورة عامة أن الأرشيفات كانت موجودة و معروفة في حضارات الشرق القديم ، و كذلك عند الإغريق و الرومان ، فمن المعروف تاريخيا أن بلاد ما بين النهرين كانت الموطن الأول للكتابة و التدوين ، فقد اخترع العراقيون القدماء الكتابة الصورية ، و من العراق أخذت الكلمة المطبوعة طريقها إلى الشيوع و الاستعمال في بقية أرجاء الرق القديم .

عن الأرشيفات كانت معروفة عند قدما العراقيين كالسومريين و الأكاديين و البابليين و الأشوريين و الكلدانيين ، و كذلك عند المصريين القدماء و الفرس و الأمم الأخرى و ما خلفوه من طين و ألواح حجرية و مدونات أخرى يمكن اعتبارها مواد ذات طبيعة أرشيفية.

و كانت المواد الأرشيفية و كذلك المواد المكتبية غالبا ما تحفظ في مكان واحد ، سواء أكان ذلك في المعابد أم قصور الملوك أم غيرها ،و في الأزمنة القديمة لم تميز الحضارات الأولى ما بين الكتب و الوثائق ، وبعبارة أخرى لم يفرقوا ما بين المصادر و بين أنماط و أساليب التوثيق documentation . ( 1 )

في العهد الإغريقي

           ليس هناك دليل على وجود أرشيفات عند الإغريق القدماء ، فالكلمة الإغريقية Biblioteke التي تقابلها اللفظة اللاتينية Biblioteca كانت عبارة عن مستودعات لحفظ الممتلكات و المواد التي نسميها بـ ( المواد الأرشيفية ) .

إن الأرشيفات المنظمة الوحيدة التي كانت تحفظ فيها أصول القوانين ، و كان أسسها القائد Ephiltes في حدود 460 ق . م و لم يمض قرن على ذلك حتى تم توحيد جميع مخازن السجلات الأثينية و حصرها في مكان واحد في المعبد المخصص لعبادة أم الآلهة المعروف بالميترون Metroon .

و من الخطأ الافتراض أن المعابد أو الأماكن العامة التي كانت مخصصة لإيداع مثل هذه القضايا تعتبر من الأرشيفات . ( 2 )

في العهد الروماني

           كان الأرشيف الرئيسي قد أسسه السياسي الروماني الشهير فاليريوس بوبليوكولا و ذلك في حدود عام 509 ق . م و كان موضعها في ايراريوم أو الخزانة داخل معبد الإله ( زحل ) و هو إله الزراعة عند الرومان و في هذا الموضع كانت تحفظ القوانين و المراسيم و أنظمة مجلس الشيوخ و مستندات المقاطعات ، أما الوثائق الدولية – أي التي لها صلة بالدول الأجنبية ـ فكانت تحفظ في مبنى ( الكابيتول ) .

كان هناك عدد من الأرشيفات في روما ، حتى في عهد الجمهورية و تحت إدارة مختلف الموظفين و مسؤولياتهم .

أما في عهد الإمبراطورية فقد تم إنشاء دار تعرف بـ ( دار الوثائق القيصرية ) أو أرشيف الإمبراطور الذي كانت تودع فيه ليس جميع الأوراق الشخصية العائدة للممتلكات الإمبراطورية فحسب ، بل و كافة المستندات الرسمية ، و قد بقيت هذه الأرشيفات قائمة حتى وقت متأخر من عهود الإمبراطورية ، بالإضافة إلى الأرشيفات البلدية التي كانت تودع فيها القوانين و الأنظمة الخاصة بالمجالس البلدية و كذلك القيود و السجلات المالية و شهادات الولادات و قضايا التبني و الممتلكات ..

و لم تلبث العناية بالأرشيفات أن قلت في أواخر عهد الإمبراطورية حيث بلغت حالها من العناية و الحفظ درجة سيئة .

و لقد حاول الإمبراطور مكسيمليان الأول ( 1493 – 1519 ) تأسيس أرشيف مركزي للإمبراطورية الرومانية المقدسة ، فلم يحقق نجاحا في هذا المضمار . ( 1 )

في العصور الوسطى

          شهدت هذه العصور تعدد السلطات و تنوع الامتيازات و ساد الإقطاع ، فكان لكل ناحية ذات سلطان أرشيفها الخاص بها الذي يشير إلى ما تملكه من حقوق و امتيازات ، و كان هذا النوع من الأرشيف منفصلا عن الأرشيف الذي كان للملك نفسه ، و لعل أهم ما ورثته أوربا من ذلك عبر العصور الوسطى هي الوثائق الكنسية ، غذ كانت الكنائس في تلك العصور بعيدة عن تقلبات الحروب و بمأمن من السلب و النهب .

و يمكن القول أنه كان لملوك أوربا نوعان من الأرشيفات :

الأرشيف الثابت : كما هو الحال في الدولة البيزنطية حيث كانت الأحوال تتميز بنوع من الاستقرار

الأرشيف المتنقل : كما كان الحال في أنحاء الإمبراطورية الغربية حيث كان بلاط الحكام يتنقل من مكان لآخر مما جعل التنظيم أمرا مستحيلا . ( 2 ) 

الأرشيفات الحديثة ( فرنسا ألمانيا انكلترا اسبانيا .. )

           نستعرض فيه التطورات الأرشيفية في عدد من الأقطار الأوربية ذات الماضي العريق .

ففي ألمانيا حذت أغلب المدن الألمانية حذو الكنائس في تنظيماتها الأرشيفية و إن كانت لم تتبع الأساليب القديمة نفسها و أهم الأرشيفات الحكومية في ألمانيا أرشيف الريخ و فروعه و أرشيف الولايات و توجد أنواع أخرى من دور الوثائق تتمتع باستقلالها مثل أرشيفات الهيئات الدينية      و العلمية . ( 1 )

         أما في فرنسا فقد كانت الوثائق قبل الثورة الفرنسية بيد سلطات متعددة لكل قضاؤه و امتيازاته و قد بلغ عدد مراكز هذه الوثائق ما يزيد على 10 آلاف مركز .

و قد كان نابليون بونابرت طموحا في لم شعث الوثائق الفرنسية و أن يجعل من الأرشيف الوطني الفرنسي أرشيفا لأوربا عامة لذلك ضم وثائق من اسبانيا و بلجيكا و ألمانيا و الفاتيكان . فالثورة الفرنسية التي قضت على الإقطاع في فرنسا قامت بحرق الوثائق الإقطاعية ثم عملت على توحيد الأرشيفات التي بلغت في باريس وحدها عام 1770 ما يقرب من 405 مركز ، و أسست الأرشيف الوطني و بذلك لم تصبح دور الوثائق مستودعا للحجج القضائية فحسب ، كما كانت من قبل ، بل أصبحت أيضا مركزا للدراسات التاريخية و مرجعا للبحوث العلمية . ( 2)

         في انكلترا يجد الباحث في تاريخ الوثائق و الأرشيف دلالات و إشارات إلى وجود أرشيف ملكي في انكلترا من القرن التاسع للميلاد و يحتمل في حالة وجود مثل هذا الأرشيف ، أنه كان يؤلف جزءا من خزانة الوثائق الملكية ، و لا يوجد له مكان خاص .

كانت الوثائق في انكلترا موزعة هنا و هناك ، شأنها في ذلك شأن الوثائق في الدول الأوربية الأخرى ، و بحلول عام 1838 صدر قانون ( جار الوثائق العامة ) الذي تم بموجبه تجميع كافة المجموعات الأرشيفية المتفرقة و وضعها تحت إشراف كبير القضاة و يمكن اعتبار انكلترا النموذج البارز في نظام الحفظ المركزي و بالإضافة على ذلك كانت هناك ممارسات إدارية بالطريقة المألوفة في الأنظمة و الإدارة اللامركزية للأرشيف و ذلك بالنسبة للمناطق المحلية أو الأقاليم التي كانت في الحقيقة المنشأ لتلك الأرشيفات .

وضع الحجر الأساسي لدار الوثائق العامة في بريطانيا في 1851 و في عام 1888 تأسست في بريطانيا ( جمعية الوثائق البريطانية التي كان لها الأثر الكبير في إنشاء و تأسيس دور الوثائق     و العناية بها .

و استنادا إلى الأمر الصادر عام 1845 أصبحت السلطة السياسية أكثر اتساعا فنتج عن ذلك أن دار الوثائق العامة في الوقت الحاضر تتألف من قسمين رئيسيين هما :

-       الأرشيف القضائي و وثائق الدولة .

-       الأرشيف الذي يضم وثائق و أوراق الوزارات و المؤسسات المماثلة ، التي تؤمن الاحتياجات الإدارية ( أي الوثائق التي يرجع إليها بين الحين و الآخر)( 3 )

      و قد تعاظم الاهتمام بالأرشيفات و الوثائق بعد الحرب العالمية الثانية حيث بذلت العناية الكبرى في إيجاد الوسائل الفعالة في الحفاظ على الوثائق و إيداعها في أماكن أمينة تقيها من الطوارئ و الأخطار المحتملة بتخصيص البنايات الضخمة الحديثة و المستودعات الوسطى لحفظ الوثائق حفظا مؤقتا قبل فرزها و تصنيفها و دراستها و اختيار ما يستوجب الحفظ الدائم .

ففي العام 1945 صدر السجل الوطني للأرشيف حيث تقوم لجنة خاصة بالإشراف عليه و تنظيمه و ترتيبه ترتيبا إقليميا . و يحتوي هذا السجل على معلومات كاملة عن مراكز حفظ الوثائق        و مجموعاتها و تعيين أماكن حفظها ، ثم امتد نطاق العمل ليشمل المجموعات الأرشيفية في انكلترا ، عدا الوثائق المحفوظة في الدوائر المركزية التابعة للحكومة ، كذلك مجموعات المخطوطات التاريخية التي بدأت دراستها في القرن التاسع عشر . ( 1 )

        أما اسبانيا فقد عرفت و منذ زمن قديم بعنايتها الكبيرة بالوثائق و رعايتها البالغة للأرشيفات التاريخية . و منذ البداية عملت على فصل الأرشيف الإداري عن الأرشيف التاريخي ، نظرا لكونها من اسبق الدول الأوربية و أعرقها في تأسيس إمبراطورية كبيرة . و أرشيفاتها تضم وثائق تاريخية ذات أهمية بالغة تتعلق بالعديد من الدول الأوربية و الممالك الإسلامية ، فهي تمتلك وثائق عن الاستكشافات الجغرافية و الحركات الدينية و عن نشاط الكنيسة الكاثوليكية و عن الحضارة الأندلسية و هذه كلها مودعة في أرشيفاتها المتنوعة التي يمكن تقسيمها إلى :

-       الأرشيفات الحكومية

-       أرشيفات الأقاليم

-       أرشيفات الوحدات الإدارية الأخرى

إن أقدم دار للوثائق في اسبانيا هي دار وثائق سمنكاس Simancas التي أنشئت في جزء من حصن قديم عام 1542 من قبل الملك شارل الخامس و كان هذا الأرشيف تابعا لإمارة قشتالة

و في العام 1858 صدر مرسوم لتأسيس دور الوثاق الأخرى المنتشرة في المدن و أقاليم الاسبانية و كانت المدرسة العليا للوثائق قد أسست قبل ذلك في العام 1856 لتدريس العلوم الوثائقية و النظم الإدارية .

و الملاحظ أن الأرشيفات الإسبانية ذات أهمية بالغة بالنسبة للأقطار العربية فهي تضم العديد من الوثائق و المراسلات مع الدولة العثمانية و الأقطار الواقعة على حوض البحر الأبيض المتوسط   و البلدان الإفريقية .( 2 )

دور الوثائق العربية ( مصر ، الجزائر ..  )

        تعتبر غالبية الأقطار العربية ، قياسا إلى الدول المتحضرة ، متخلفة في ميدان التنظيمات الوثائقية و الإدارات الأرشيفية ، و الدول التي أسست فيها دور للوثائق لا تتجاوز أصابع اليد ، ناهيك عن ضعف الإدارات و التنظيم ، و في مقدمة الأسباب هو قلة الوعي الوثائقي و النظر إلى الوثائق نظرة ثانوية غير مكترثة ، و يمكن القول أنه بفضل النشاطات و الاتصالات التي يقوم بها الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للوثائق منذ عام 1972 ظهرت في الأفق بوادر مشجعة و ارتفع مستوى الدراسات التاريخية في المعاهد و الجامعات التي تعنى بالوثائق و مصادر التاريخ القومي و كافة المصادر المتصلة المودعة بدور الوثائق القومية و المراكز الإقليمية .( 1 )

مصر

         تعتبر مصر من أقدم الأقطار العربية في تأسيس دار خاصة بالوثائق و إدارتها ، ففي زمن محمد علي الكبير أسست الدفتر خانة المصرية ( دار المحفوظات بالقلعة ) و كان ذلك عام 1829  ثم وضعت لها لائحة قرر المجلس الملكي عام 1830 الموافقة عليها ثم و ضعت لها لائحة مفصلة عام 1846 .

و بعد ثورة 1952 صدر القانون الخاص بإنشاء دار الوثائق التاريخية القومية و تقع بجوار المتحف الحربي بالقلعة بالقاهرة و تعتبر من أقدم و أوسع دور الوثائق في الوطن العربي ، و تضم وثائق بمختلف اللغات .

و قد وضعت اللوائح و الأنظمة الخاصة بكيفية الاطلاع على هذه الوثائق و الحصول على صورها من قبل المراجعين و الباحثين ، و توجد المئات من الكشافات و الفهارس و الأدلة المساعدة للوقوف على مضامين هذه المجموعات الضخمة من الوثائق .

و قد ألحق بالدار معرض كبير يضم نماذج من الوثائق لمختلف الأزمنة . ( 2 )

الجزائر

        كانت الجزائر ولاية من الولايات التابع للدولة العثمانية وفي  العام 1830 و بعد احتلالها من طرف فرنسا التي اعتبرتها جزء من الإمبراطورية الفرنسية . و بعد ثورة الشعب الجزائري  و حصوله على الاستقلال التفت إلى تنظيم شؤونه الداخلية و ترسيخ دعائم الاستقلال و من بين الأمور التي أولتها الدولة اهتمامها هي مسالة الحفاظ على الوثائق الوطنية . و كان الاستعمار الفرنسي قد سارع إلى نقل الكثير من الوثائق الخاصة بالجزائر إلى فرنسا .

و صدر الأمر المرقم 17 – 36 في جوان 1971 الذي تم بموجبه تأسيس مؤسسة الوثائق الوطنية و هو يشكل أول تدبير مخصص لصيانة التراث الإداري التاريخي و الثقافي المتمثل في الوثائق الواردة من مجموع مؤسسات البلاد.

و بموجب هذا الأمر ألحقت هذه المؤسسة برئاسة الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية . ( 3 )

المطلب الثالث :  قيمة الأرشيف أقسامه و أصنافه

---

قيمة الوثائق الأرشيفية

       تظهر قيمة الوثائق الأرشيفية من خلال استخدامها و مدى الإفادة منها مستقبلا ، لهذا يمكن تقسيم هذه القيمة إلى قسمين رئيسيين هما :

القيمة العملية :

يمكن تفسير هذه القيمة من أهمية الوثائق المنتجة منذ إنشائها في التسيير الإداري والجاري لشؤون الهيئات و الإدارات المختلفة سواء كانت عمومية أو خاصة .

قيمة الإثبات :

تسجل الوثائق الأرشيفية آثار مختلف الأنشطة لأي شخص طبيعي أو معنوي ، لهذا فالارتكاز عليها يعد ضروريا لإعادة التشكيل الصحيح و الممكن لمسار هذه الأنشطة ، وهذه هي القيمة المفضلة كونها تجعل من وثائق الأرشيف المادة الأولية للبحث .

خلاصة القول ، أن كل الوثائق الأرشيفية تمثل قيمة معينة تستمد من مدى استخدامها في المصالح المنتجة لها ، تكون في باديء الأمر ذات قيمة عملية و إدارية ، تسير بها شؤون جارية لتلك المصالح ، لكن بعد فترة من الزمن تتغير تلك القيمة نحو فقدانها أو زيادة أهميتها لتصبح ذات قيمة تاريخية ليس للمصالح المنتجة فقط ، و إنما لعامة الناس كذلك ، إذ تصبح وثائق إثبات حق أو وثائق تهم في البحث التاريخي لغناها بالمعلومات القيمة التي لا يمكن الاستغناء عنها في إجراء الدراسات و البحوث التاريخية .

أقسام الأرشيف :

ينقسم الأرشيف إلى قسمين رئيسيين هما : الأرشيف العام و الأرشيف الخاص .

الأرشيف العام :

يتكون هذا الأرشيف من مختلف الوثائق التي تنتجها أو تسلمها هيئات الأحزاب والدولة و الجماعات المحلية ، و مختلف المؤسسات و الهيئات العمومية .

يتم التعامل معها و معالجتها وفق النصوص القانونية و التنظيمية الصادرة من المديرية العامة للأرشيف الوطني ، بحيث لا يمكن التصرف فيها بمنأى عن أي إجراءات خارجة عن نطاق القانون 
الأرشيف الخاص:

يتكون هذا الأرشيف من مختلف الوثائق التي يحوزها الأشخاص أو العائلات أو المؤسسات و المنظمات غير العمومية ، بحيث يلزم القانون رقم 09-88 على كل مالك أو حائز لها ، بحيث تتوفر فيها قيمة دائمة ذات طابع تاريخي أو اقتصادي أو اجتماعي أو ثقافي أن يصرح بها لمؤسسة الأرشيف الوطني ، كما يمكن لهذا المالك أن يضع تلك الوثائق بإرادته سواء بصفة مؤقتة أو دائمة في هذه المؤسسة ، و يحق له أخذ نسخة مجانية منها ، كما يحق له الاطلاع عليها بحرية ، و يخول له القانون كذلك منح ترخيص للغير في حالة فتح هذا الأرشيف للإطلاع ( 1 )

أصناف الأرشيف

          إن تقسيم الأرشيفات إلى أصناف يعتمد بالدرجة الأولى إلى ضخامة المجموعات الأرشيفية و أهميتها و الأمكنة الملائمة لحفظها و إلى كفاءة الإدارة الأرشيفية و دقة التنظيم فيها ، و كذلك يعتمد على عدد الموظفين العاملين في الأقسام و الإدارات ، و مستواهم العلمي و خبراتهم المهنية ، و العصر الحالي يصنف بأنه عصر التخصص ، و لهذا نرى الكثير من الدول المتقدمة في ميادين التنظيمات و الإدارة الأرشيفية لجأت إلى اتخاذ الوسائل لتأسيس الأرشيفات المتخصصة    و تشييد البنايات الواسعة الحديثة الطراز للحفاظ على وثائقها مصنفة و مرتبة للوصول إلى الغاية و الهدف المنشود من حفظ الوثائق .

و يمكن القول أن هناك وسيلتين لتحقيق ذلك :

1 – تشييد المباني الواسعة لاحتواء المجموعات الوثائقية الواردة إليها من الدوائر و المؤسسات الحكومية و غيرها و حفظها حسب صنفها و إعداد الكشافات و الفهارس لها .

2 – تشجيع المؤسسات و الدوائر التي تصدر أو تفرز هذه الوثائق لتأسيس أرشيف خاص بها     و تخصيص المباني الملائمة لها و تعيين الموظفين الأكفاء لإدارتها بالتعاون مع الإدارة المركزية للأرشيف .

و الطريقة الأخيرة أكثر ضمانا في حالة عدم توفر العناصر في الفقرة السابقة ، و إن كانت تبدو الأرشيفات كثيرة و موزعة فهي عملية من ناحية الوصول إلى الوثائق بسهولة و الوقوف على محتوياتها بدقة ، لكون تلك الوثائق مازالت بعهدة الدائرة الأم ( المصدر ) .

و هناك فريق من علماء الأرشيف يرى في هذه الطريقة بعثرة للجهود و هم يحبذون النظام المركزي أي جمعها في مكاو واحد على أن تتوفر فيه الشروط المطلوبة و هي السعة و الأمنية .

أما الأرشيفات فيمكن تصنيفها إلى ما يلي :

1 – الأرشيف التاريخي :

و يضم كافة الوثائق المتعلقة بتاريخ القطر و في كافة النواحي : السياسية ، الاقتصادية ، الاجتماعية ، الثقافية ، الفنية ، العسكرية و غير ذلك ، و في الآونة الأخيرة لم تعد هناك أهمية للأرشيف التاريخي فقد توزعت وثائقه على الأصناف الأخرى من الأرشيفات فكما هو معلوم أن كل علم من العلوم و كل نشاط من الأنشطة له تاريخ .

2 – الأرشيف القضائي :

و يضم وثائق وزارات العدل و المحاكم و الهيئات التشريعية و القضائية ، و كذلك القوانين        و الأنظمة و المحاكم الخاصة ، و ما يتصل برجال القانون و القضاة و ما إلى ذلك .

3 – أرشيف الآداب و الفنون :

يمكن أن يضم كافة الوثائق التي تتصل بالحركة الثقافية في البلد و نشاط الجمعيات و المؤسسات الأدبية و الثقافية و وثائق الشخصيات البارزة في ميادين الثقافة و الشعر و الآداب و الصحافة الأدبية . أما الأرشيف الفني فيحتوي على وثائق المؤسسات و الدوائر و الجمعيات و النوادي الفنية ، و تشمل النشاطات الفنية كفنون السينما و المسرح و الموسيقى و الغناء و الفنون التشكيلية كالرسم و النحت و الفخار و غير ذلك ، هذا بالإضافة إلى الأرشيف الذي يضم فنون العمارة       و الهندسة و البناء و ما إلى ذلك .( 1 )

4 - الأرشيف السياسي :

ويضم وثائق الأحزاب و الجمعيات و الهيئات السياسية و الوثائق الشخصية للبارزين في النشاطات السياسية ، و يمكن أن يضم المعاهدات و الاتفاقيات المعقودة مع الدول الأجنبية و محاضر الاجتماعات السياسية المهمة .

5 – الأرشيف الإداري :

و يضم وثائق الوزارات و المؤسسات و الدوائر الحكومية بأنواعها و الجامعات و المعاهد و الهيئات المختلفة و كذلك الشركات و المصالح التي مارست أو تمارس مختلف الأعمال و الأنشطة الإدارية .

6 – الأرشيف العسكري :

و يضم وثائق وزارة الدفاع و الطيران و البحرية و الحروب و الاختراعات الحربية و الأسلحة بأنواعها و التحصينات و الأسرار العسكرية ، و وثائق المحاكم العسكرية و غير ذلك مما يدخل في هذا المجال ، و من الملاحظ أن أغلب الأرشيفات العسكرية بقيت تحت إشراف السلطات العسكرية لما تحويه من أسرار مهمة .

7 – أريف المؤسسات و الهيئات الدينية :

و يضم وثائق وزارة الأوقاف و المساجد و الكنائس و الجمعيات و المدارس الدينية للطوائف كافة و فتاوى علماء الدين و ما إلى ذلك .

8 – الأرشيف السري :

و يضم الوثائق السرية التي تتصل بسلامة و أمن الدولة و سياستها و غالبا ما يكون هذا الأرشيف تحت إشراف شخصية كبيرة مسؤولة و يرتبط غما برئاسة الجمهورية أو مجلس الوزراء أو وزارة الداخلية ، و لا يباح الاطلاع على وثائق هذا الأرشيف إلا في الحالات الاستثنائية           و المواقف السياسية التي تستوجب ذلك .

9 – أرشيف الخرائط و الأطالس :

و يضم هذا الأرشيف خرائط الدولة و الأطالس كافة الخاصة بأراضيها و مقاطعاتها و مدنها و ما له علاقة بالقطر من أمور سياسة و اقتصادية و جغرافية و غير ذلك .

10 – أرشيف الأختام و الشعارات و النقود :

و يضم الأختام القديمة و الحديثة التي بطل استعمالها و كذلك الشعارات و الرموز و الأعلام      و النقود بأنواعها الورقية منها و المعدنية .

إن الاطلاع على هذه الوثائق المحفوظة في هذه الأرشيفات و الاستفادة منها من قبل الأساتذة      و الباحثين لا يتم إلا بعد استحصال الموافقة التحريرية من الجهة المسؤولة ، فوثائق وزارة التربية لا يسمح للباحثين بالاطلاع عليها إلا بعد إذن من هذه الوزارة و كذلك الحال بالنسبة للوزارات    و الدوائر الأخرى ، و هذه قاعدة متبعة في دور الوثائق في العالم كافة .( 1 )

v  المبحث الثاني : مبادئ و قواعد إدارة الأرشيف

المطلب الأول :  إدارة الوثائق الحديثة  

---

        تعنى إدارة الوثائق بتنظيم و ترتيب الوثائق بوضع الخطط و الأساليب و الطرق من الناحية الفنية و من ناحية عمليات إنتاج الوثائق بسهولة و الرجوع إليها في الأعمال الإدارية و البحوث الأكاديمية .

و الوثائق عبارة عن أوعية للمعلومات المكتوبة و هي المستند الرسمي للأعمال التي أنجزت في الماضي و التي تنجز حاليا و مشروعات المستقبل .

و تشمل إدارة الوثائق ، الإشراف على عمليات خلق الوثائق و تكوينها و طرق تداولها في الأعمال الرسمية و طرق حفظها و صيانتها و تخزينها و حمايتها من التلف ، و التخلص من الوثائق غير الهامة ، و تحديد الوثائق التي تحفظ لفترة مؤقتة و الوثائق التي تعدم عن طريق الحرق أو أي طريقة أخرى من طرق الإتلاف ، و تتم المراحل الأولى لإدارة الوثائق في الأجهزة الحكومية ،    و تتم المرحلة الثانية بين هذه الأجهزة ودار الوثائق المركزية و أما المرحلة الأخيرة فتتم بدار الوثائق المركزية . و بعض الدول لديها مراكز تجمع فيها الوثائق من الأجهزة الحكومية قبل صدور قرار بإرسالها للدار المركزية أو إعدامها .

و يمكن تقسيم إدارة الوثائق إلى ثلاث مراحل :

1 – مرحلة التكوين

2 – مرحلة الاستعمال في الأغراض الإدارية

3 – مرحلة التقييم للحفظ الدائم أو المؤقت أو الاستبعاد ( الإتلاف ) .( 1 )

1 – مرحلة التكوين :  

        تتكون الوثائق من الرسائل و اللوائح و النماذج و التقارير

إدارة الرسائل :

تعتبر الرسائل من أهم العناصر في إدارة الأعمال . و لذلك يجب أن تكتب بكل وضوح كما يجب أن تشمل الرسالة على اسم الجهة المصدرة للرسالة و العنوان و التاريخ ، كما يجب أن يذكر رمز الجهة المصدرة للرسالة ورقم الملف ، و عادة ما ترقم الملفات حسب الموضوع و هو ما يعرف باسم التصنيف الموضوعي ، إذ يحدد موضوع لكل ملف توضع فيه الأوراق التي تخص ذلك الموضوع و تحدد رؤوس الموضوعات وفقا لتنظيم منطقي ، و يوجد نظامان للتصنيف أحدهما هجائي و الآخر رقمي و يمكن دمج الاثنين في نظام واحد.

و بصفة عامة يوجد نوعان للملفات الموضوعية :

-       وثائق إدارية : خاصة بالإدارة المحلية للجهاز

-       وثائق العمليات الخاصة بالجانب الفني للجهاز . ( 2 )

       و باستخدام نظام جيد لحفظ الملفات تتحقق فوائد كثيرة منها :

-       مرجع جيد و قليل التكاليف و سريع في حالة إنتاج الوثائق بطريقة سريعة

-       تجعل عملية البحث سهلة

-       تخدم عمليات التوثيق بتقديم الحقائق و الأحداث المكتوبة

-       تساعد على عمليات حفظ الوثائق من حيث التعرف على أهمية الوثائق و عزل الوثائق الهامة عنها .

-       من ناحية التخلص من الوثائق التي استنفذت أغراضها ( 1 )

إدارة التقارير

        تعتبر التقارير من أهم المصادر لجمع المعلومات و هي ضرورية لكل رئيس إدارة مهما كان حجم تلك الإدارة صغيرا و تعطي التقارير حقائق ملموسة عن حالة سير العمل بالجهاز بدلا من الاعتماد على الآراء و التخمين و الانطباعات ، كما تساعد في التعرف على المشاكل و الصعوبات التي تعوق سير العمل .

و لا بد لكل إدارة من الاحتفاظ بفهرس للتقارير الصادرة و الواردة لحصرها و سهولة الرجوع إليها ، و يجب أن تشمل الفهارس على الرقم لملف الموضوع ، رقم التقرير ، رمزه ، تاريخ صدوره ، عنوان التقرير و النماذج المستعملة .

كما يجب أن يستعمل سجل للتقارير تذكر فيها المعلومات أعلاه بالإضافة إلى معلومات أخرى مثل عدد النسخ و الجهات التي أرسل إليها التقرير ، مراجع و مصادر المعلومات التي استعملت في كتابة التقرير .( 2 )

تقييم الوثائق :

           تختلف عملية تقييم الوثائق من بلد لآخر ، كما أنها تختلف عصر على عصر حسب التطور الحضاري و ما يتبع ذلك من تطورات في عمليات خلق الوثائق ، من الناحية المادية و اللغوية       و العلمية .

و يقصد بعملية تقييم الوثائق ، تحديد الوثائق التي تحفظ بصفة دائمة و الوثائق التي تحفظ بصفة مؤقتة ، و التي تعدم أو يجرى إتلافها .

و عادة تحاول الأجهزة الحكومية الاحتفاظ بالملفات المهمة أو الضرورية للعمل الإداري و يمكن تقييم الوثائق في مرحلة مبكرة بالتعاون مع الأجهزة الحكومية و دور الوثائق .

و الوثائق عبارة عن جهود و نشاطات الجهاز الذي خلقت فيه و مجموعة الوثائق التي يخلقها أي جهاز حكومي في فترة زمنية معينة تلقي الضوء على نشاط ذلك الجهاز و من هنا جاءت النظرية التي تقول بأنه :

(( لا يمكن الاستغناء عن الوثائق التي تحمل إثباتا لحقوق الجماعات و الأفراد أو الدالة ذاتها ، كما لا يمكن الاستغناء عن الوثائق التي تحمل معلومات و حقائق عن ذلك الجهاز و التي خلقت لأغراض إدارية ، و لكنها يمكن أن تعمل في الدراسات التاريخية و الاقتصادية و الاجتماعية        و غير ذلك من العلوم الإنسانية )) ( 3 )

       و يمكننا معرفة و تحقيق قيمة الوثيقة على طريقين :

أ – الإثبات الذي تعطيه لتنظيم الجهاز الحكومي الذي أوجدها سواء أكان هذا إثبات يشمل حقا قانونيا للدولة أم الأفراد

ب – المعلومات التي تعطيها عن الأفراد و الأجهزة المختلفة و المشاكل التي مر بها كل جهاز من هذه الأجهزة .

و معظم الدول قد وضعت لوائح و مراشد لتنظيم عمليات تقييم الوثائق و وضعت سنوات محدد للحفظ كما أوضحت الوثائق التي تحفظ بصفة دائمة .( 1 )

المطلب الثاني  :  ترتيب المجموعات الأرشيفية

---

          يمكننا أن نخلص إلى أن المجموعة الأرشيفية تتميز عن غيرها من الوثائق بخصائص و مميزات اكتسبتها من خلال تكوينها الطبيعي مثل ميزة عدم التحيز ، و الصحة و النشأة الطبيعية و أخيرا العلاقة فيما بين الوثائق .

و بصفة مجملة فإن هذه الخصائص تحدد الطريقة التي ترتب بها الوثائق كما تحدد طريقة الاستفادة منها في الأعمال الرسمية و البحوث الأكاديمية ( 1 )

ترتيب المجموعات الأرشيفية :

        يعتبر مبدأ الأصل أو النشأة المبدأ الأساس لترتيب المجموعات الأرشيفية حسب النظام الذي كانت محفوظة به في الجهاز ( الدائرة ) الذي جلبت منها ، فالوثائق عادة تحول للأرشيف القومي وفقا للقانون و اللوائح التي تحدد الفترة الزمنية التي تنتهي فيها مهمة الوثائق بالنسبة للأعمال الإدارية ، و لذا فإن الوثائق ترد إلى الأرشيف القومي في شكل مجموعات أو وحدات أرشيفية . و مهمة رجل الأرشيف الأولى هي التعرف على طبيعة هذه المجموعة و على النظام الذي كان متبعا في حفظها ، أي أنه غير مسموح له بإعادة تنظيمها حسب الموضوع أو حسب أي نظام آخر مبتكر و إنما تقتصر مهمته على إعطاء المجموعة رقما أو أرقاما متسلسلة إذا كانت المجموعة تتكون من عدة وحدات ثم يعطي للملفات أرقاما متسلسلة ، كما يجب ترقيم الوثائق المفردة أيضا و يدرج كل هذه الأرقام في القوائم الخاصة بالمجموعة ، كما يجب ذكر الأرقام القديمة للوثيقة و موضوعها و الفترة الزمنية أو التاريخ .

و يجب على موظف الأرشيف أن يصر على قاعدة ترتيب الوثائق وفقا لعمليات التنظيم الأولى في الجهاز الإداري الذي أحضرت منه فإذا ما بعثرت أو اختل نظامها فمهمته الأولى محاولة إعادة الترتيب الأول و إذا كان ذلك غير ميسر فعليه أن يحاول ترتيب الوثائق وفقا لتواريخ صدورها ، و المجموعة الأرشيفية هي أساس عملية الترتيب في دور الأرشيف  و قد طبقت معظم الدول هذا المبدأ لحد كبير و التزمت به . ( 2 )

          و المجموعة الأرشيفية هي مثل الكائن الحي و الذي تكوّن و نما نتيجة نشاط جهاز أو مؤسسة ما ،  من ثم فقد تكونت المجموعة بطريقة طبيعية و منطقية ، و لهذا لا بد من الالتزام و التقيد بنظام المجموعة الأرشيفية كقاعدة أساسية في تنظيم الوثائق بالأرشيف القومي . ( 3 ) 

المطلب الثالث  :  تصنيف و فهرسة المواد الأرشيفية 

---

         تتوقف عمليات تصنيف و فهرسة المواد الأرشيفية على نوعية و كمية الوثائق و طريقة التنظيم أو الترتب التي كانت متبعة في الجهاز الإداري الذي جلبت منه .

و يقصد بالتصنيف العملية التي تقسم بها أية مجموعة من المواد إلى مجموعات فرعية ، بحيث تتكون كل مجموعة من وحدات ذات صفات أو خصائص متجانسة تجعلها نوعا محددا و بحيث ينتج عن ذلك فصل المواد غير المتجانسة تبعا لدرجات اختلافها .

و بتطور نظم الإدارات الحكومية أصبحت عملية تصنيف الوثائق تتم خلال مراحل العمل الإداري و معظم دول العالم أعدت لوائح تحدد عمر الوثيقة منذ نشأتها و خلال استعمالها و مدد حفظها و تاريخ إرسالها إلى الدار القومية للحفظ الدائم و استبعاد الوثائق التي لا فائدة منها .( 1 )

1 - عناصر التصنيف

        توجد ثلاثة عناصر رئيسية يجب التعرف عليها قبل الشروع في عملية تصنيف وثائق أي جهاز عام  :

أولا – المهام و الأعمال التي يقوم بها الجهاز .

ثانيا – الهيكل التنظيمي .

ثالثا – الموضوعات التي يعالجها الجهاز . ( 2 )

فالوثائق عبارة عن نتاج أعمال الجهاز الحكومي و هذه الأعمال تنقسم إلى أعباء و نشاطات و إجراءات ، و الأعباء يقصد بها كل المسؤوليات المناط بها الجهاز و التي من أجلها أنشيء  و أعباء كل جهاز يمكن تقسيمها إلى عدة نشاطات ، و النشاطات بدورها يمكن تقسيمها إلى عدة إجراءات فمثلا عملية المحافظة على الوثائق تحتاج إلى عدة عمليات لتنفيذها و يشمل ذلك إعداد غرف للحفظ تصمم بطريقة معينة لضبط درجات الحرارة و الرطوبة و تمنع تسرب الغبار و الأتربة ، و يراعى

فيها توفر وسائل مكافحة الحريق ، و تشمل أيضا ترتيب الوثائق بطريقة معينة تسهل عملية استخراج الوثائق و إدخالها و غير ذلك من الإجراءات الخاصة بسلامة و أمن الوثائق .

و بصفة عامة يمكن تقسيم أعباء أي جهاز إلى نوعين :

النوع الأول :

خاص بالجانب الفني و المهني للجهاز و الذي يميزه عن أي جهاز آخر .

النوع الثاني :

خاص بأعباء و مهام تتوافر في الأجهزة الأخرى كالمسائل المالية و الإدارية و شؤون الأفراد .

و في كلا الحالتين فإن الإجراءات تنقسم أيضا إلى نوعين :

النوع الأول : خاص بالسياسة العامة لتنفيذ المهام

و الثاني : خاص بالعمليات التي تتم بها إجراءات التنفيذ  ( 3 )

2 - مبادئ التصنيف

        تستمد مبادئ التصنيف قواعدها من العناصر التي ذكرناها سابقا عن فهرسة الوثائق على النحو التالي :

-       أولا  : الوثائق العامة يجب ألا تصنف حسب الموضوع إلا في حالات خاصة حيث تكون المواضيع متصلة بأبحاث و تحاليل ميدانية ، مثل البحوث الزراعية و الصناعية و الطبية و ما شابه ذلك . ( 1 )

-       ثانيا : الوثائق العامة يجب أن تصنف على حسب أقسام تنظيم الجهاز سواء أكان يتبع النظام المركزي أم النظام اللا مركزي في حفظ الملفات .

-       ثالثا : تصنيف الوثائق العامة بصفة عامة حسب الأعباء و المهام فهي نتاج أنشطة و استعملت حسب الأعباء ، و يجب ألا يكون عدد الفروع كبيرا بحيث يعقد مسالة التنظيم ، و يجب مراعاة تتابع العمل فالأعباء أولا ثم النشاطات و أخيرا الإجراءات ، كما يجب الاهتمام بفرز الملفات الأساسية لعمل المؤسسة عن الملفات و الوثائق التي تحمل موضوعات عامة يمكن أن توجد في أي جهاز آخر .

كما يجب أن تكون رؤوس الموضوعات واضحة مثل : السياسة العامة ، الإجراءات ، القرارات ، البرامج ، و ما شابه ذلك ، و بصفة عامة يجب أن يكون التصنيف مشابها بقدر الإمكان للوضع الجاري في المؤسسة .( 2 )

المطلب الثالث  :  الدليل إلى المجموعات الأرشيفية

---

        الخطوة الثانية بعد إجراء عمليات التصنيف و الفهرسة هي إعداد القوائم و الكشافات و المراشد و البطاقات

فالقوائم الأولية : عبارة عن بيان بالموجودات من الوثائق ، تسجل فيها الأرقام المتسلسلة للوثائق و الموضوع و التاريخ أو الفترة الزمنية .

و عادة تعمل ثلاث قوائم : الأولى خاصة بالوثائق التي ترسل إلى الأرشيف القومي للحفظ الدائم ، أو للمركز الوسط للحفظ المؤقت ، و القائمة الثانية خاصة بالوثائق التي تحفظ بصفة مؤقتة في أرشيف الجهاز و القائمة الثالثة تشمل الوثائق التي يراد التخلص منها و استبعادها .

أما قوائم الملفات التي ترسل للدار القومية لغرض الحفظ فيجب أن تشمل المعلومات التالية :

-       أولا : يجب كتابة مقدمة يورد فيها نبذة مختصرة عن الجهاز الذي جلبت منه الوثائق ، و تعريفا مختصرا عن مجموعة الوثائق المُرحّلة خاص بترتيبها السابق و تواريخ صدورها على النحو :

·       تاريخ نشأة الوحدة الإدارية و مهامها

·       السوابق الإدارية

·       أمر التأسيس أو السلطة التي بموجبها أنشئت الوحدة أو المؤسسة

·       تحليل لأنواع الوثائق حسب الوحدة الإدارية الأم أو حسب الفروع الكبيرة و توضيح علاقتها بالوثائق الأخرى داخل الأرشيف القومي .

-       يجب أن يكون هناك لائحة توضح مدد الحفظ و طرق إعدادها و اللائحة ضرورية لتنظيم عمليات فرز الأوراق ( 1 )

المرشد

     عبارة عن عملية تجميع الكشوفات الخاصة بالمجموعات الأرشيفية و تجمع وثائق كل فترة تاريخية معينة في مرشد  ، و في بعض الحالات تجمع فيها كشوفات مجموعات وثائق لموضوع معين و من الممكن جمع كل المراشد في مرشد واحد على أن تصدر له ملاحق لكل ما يستجد من مجموعات وثائقية . ( 2 )

فهرس البطاقات

يتكون هذا النوع من مجموعة من البطاقات ذات المقاييس الموحدة و في فهارس الوثائق يفضل مقياس 10 × 5 سم .

و ترتب البطاقات حسب طريقة التصنيف المتبعة في الجهاز الذي أحضرت منه الوثائق أو حسب الترتيب الأبجدي ، و تحفظ البطاقات في أدراج عادية ، و توجد معدات خاصة لحفظ البطاقات تعرف بمعدات الفهارس الدائرة و نوع آخر يسمى بالفهرس المرئي .( 1 )

1 - مركز الوثائق الوسيط

        لجأت بعض الدول لإقامة مراكز وسطى لترحيل الوثائق و الملفات المقفولة ( أي التي أغلقت بسبب انتهاء العمل بها ) و التي أصبحت شبه نشطة بالنسبة للأعمال الإدارية و الغرض من ذلك المحافظة على هذه الوثائق و توفير المكان للوثائق الجارية في الدواوين الحكومية و إيجاد فرصة لفرز هذه الأوراق قبل إرسالها للحفظ الدائم في الأرشيف القومي و إيجاد الفرصة للتخلص من الأوراق التافهة و يجب أن يكون للمركز إدارة تشرف على استلام الملفات و الرد على الاستفسارات و القيام بعمليات الفرز بصفة مستمرة ،و أن لا تكدس الملفات بطريقة غير منظمة ، بحيث يصبح المركز مخزنا للوثائق و يجب أن يكون للمركز أهداف محددة و برنامج عمل يلتزم به  . ( 2 )

2 - برنامج العمل

-       أولا : استلام الملفات المهمة و التي تحتوي على معلومات مهمة عن الجهاز بمعنى أن لا يقبل الأوراق التافهة و مثل هذه الوثائق يجب التخلص منها في مبنى الجهاز الإداري قبل ترحيلها إلى مركز الوثائق .

-       ثانيا : يجب أن توضع الملفات في المركز بطريقة منظمة بحيث يمكن الرجوع إليها في سهولة و يسر و هذا يعني أن يقوم الموظفون في المركز بعمل قوائم و كشافات للملفات ، كما يكون لها سجل و نماذج لاستخراج الملفات و إعادتها إلى مكانها و يجب أن يكون المركز تحت إدارة أرشيفي متخصص ، على أن يساعده بعض الموظفين للقيام بالعمليات الأولية . .( 3 )

-       ثالثا : يجب ألا تبقى الملفات لفترات طويلة بالمركز , يجب أن يجرى العمل على فرزها حسب الجداول التي تنص عليها اللوائح فهناك بعض الوثائق التي تبقى بصفة مستديمة و بعضها لفترات زمنية محدد ينظر فيها مة أخرى ، و بعض الوثائق تستبعد لعدم أهميتها ، و يكون الأرشيفي مسؤولا مباشرة في تطبيق جداول الحفظ و الاستبعاد ( 4 )

3 - أمن الوثائق في المركز

             يكون الأرشيفي  مسؤولا عن إدارة المركز من الناحية الفنية ، و لكن تظل ملكية الوثائق للدائرة التي أنتجتها ، و الغرض من ذلك إعطاء الدائرة الفرصة لاستعمال وثائقها و إغرائها على تسليم الوثائق بدون تردد أو خشية .

و المهم أن التعامل مع هذه الوثائق يتم تحت إشراف الأرشيفي و يترك للدائرة الأم مسؤولية المحافظة على أمن الوثائق من ناحية المعلومات .

أما الأرشيفي فيهمه أن يتم تدفق الوثائق بشكل متكامل للمركز حسب الخطة التي يضعها و أن تستثمر الوثائق داخل المركز من ناحية الحصول على المعلومات المطلوبة و أن تكون عملية التزويد مستمرة بحيث ترحل كل الوثائق التي استنفذت أغراضها الإدارية إلى المركز ، و هذا من شأنه أن يمكن الأرشيفي من الإشراف على الوثائق و مراقبتها إلى أن تصبح هذه الوثائق جزءا من الممتلكات الأرشيفية( 1 )

الخاتمة

          تعتبر مراكز الأرشيف أنظمة إعلامية , فهي مكان لجمع و تسجيل الأراشيف بمختلف مصادرها , فرزها معالجتها ومن ثمة بثها. و عليه لابد على الأرشيفي أن يقوم بأرشفة أولية على مستوى المؤسسات المنتجة له, ولكن الملفت للانتباه هو أن العديد من المؤسسات تفتقر لوجود مركز أرشيف أولي , مع أنها ملزمة بالقيام بالأرشفة الأولية لوثائقها.

 و فيما يتعلق بواقع الأرشيف في الجزائر فقد أقيمت دراسة مختصرة وذلك من خلال عينة من المراكز المتواجدة في الشرق الجزائري , و قد شملت هذه الدراسة عدة نقاط. و نظرا للنقص الفادح المسجل على مستوى هذه المراكز تم التفكير في بعض المقترحات التي من شأنها أن تقلل من هذا العجز و تتمثل في ضرورة التكوين في مجال الأرشيف, إدخال تكنولوجيا المعلومات على الأعمال الأرشيفية, توعية الجهات المعنيةبأهمية الأرشيف, هذا بالإضافة إلى إقامة مباني خاصة تخضع للمقاييس الدولية .( 1 )

v  قائمة المصادر و المراجع

( 1 ) سالم عبود الألوسي ، محمد محجوب كامل ، الأرشيف تاريخه أصنافه إدارته  ،  الطبعة الأولى ،  1979 : دار الحرية للطباعة - بغداد

( 1  ) موقع الكتروني : المعرفة لخدمة علم المعلومات و المكتبات

  http://www.almaarifa.000space.com/index.php/archive/48-archive

( 2 ) http://www.webreview.dz/article.php3?id_article=157